L'essentiel
Sur un dossier pris en charge par une compagnie d'assurance, le garage doit faire valider son devis par l'expert mandaté avant les travaux, chiffrer à part les dégâts découverts au démontage, puis facturer uniquement ce qui a été accordé. GarageFlow enregistre chaque tour d'expertise sur le dossier (date d'envoi, visite de l'expert, réponse validé, modifié ou refusé, montant et référence de l'accord) et archive le devis tel qu'il a été envoyé. Les dégâts supplémentaires font l'objet de devis complémentaires numérotés (« Devis Complémentaire N° 1 », « N° 2 »…), chacun soumis à l'expert à son tour. La facture porte sur les documents choisis — devis de base, un complément, ou les deux — et refuse tout document dont la dernière réponse d'expertise est encore attendue ou refusée. L'attestation d'immobilisation et ses prolongations, les photos et le procès-verbal de réception pris sur tablette restent attachés au même dossier.
Un sinistre ne se règle pas comme une réparation au comptoir. Le devis part chez l'expert, revient validé, modifié ou refusé ; le démontage révèle d'autres dégâts qui demandent un nouveau devis ; et la compagnie ne paie que ce qu'elle a accordé. Sur papier ou sur WhatsApp, c'est là que les dossiers se perdent : une facture émise avant l'accord, un complément oublié, une version du devis que personne ne retrouve.
GarageFlow suit ce circuit sur un seul dossier par véhicule. Chaque document connaît sa situation d'expertise, et les règles qui protègent l'atelier sont appliquées par le logiciel, pas par la mémoire de celui qui facture.
Ce que le dossier d'assurance enregistre
Chaque tour d'expertise, daté
Date d'envoi, visite de l'expert, réponse (validé, modifié ou refusé), montant et référence de l'accord, contre-expertise comprise, avec le rapport ou l'accord signé en pièce jointe.
Le devis tel que l'expert l'a reçu
À chaque envoi, le devis est archivé dans l'état soumis. Vous retrouvez et réimprimez n'importe quelle version, et téléchargez tout le dossier d'expertise en un seul fichier.
Devis complémentaires numérotés
Les dégâts découverts au démontage partent dans un « Devis Complémentaire N° n » distinct, sur le même dossier, avec sa propre expertise.
Une facture sur les documents choisis
Facturez le devis de base dès l'accord, un complément plus tard, ou tout ensemble : chaque document n'est facturé qu'une seule fois.
Attestation d'immobilisation et prolongations
L'attestation que l'assuré présente pour obtenir son véhicule de remplacement, prolongée sur le même document quand la réparation dure.
Photos et procès-verbal sur tablette
Photos avant, pendant et après réparation, état des lieux et signature du client, pris sur la tablette à côté du véhicule.
De l'envoi à l'accord : les tours d'expertise
Le devis part chez l'expert mandaté par la compagnie : GarageFlow ouvre un tour d'expertise et fige le devis tel qu'il est envoyé. Tant que la réponse est attendue, le dossier affiche l'étape « Expertise » ; dès qu'un accord est enregistré, il passe en « Réparation » et la date de début des travaux est renseignée.
Chaque réponse a sa conséquence. Validé : les travaux peuvent commencer. Modifié : vous mettez le devis à jour selon l'accord de l'expert, puis vous confirmez qu'il y est conforme ; la version d'origine reste consultable dans l'archive. Refusé : le document ne peut pas être facturé tant qu'aucun accord n'est enregistré.
Un tour qui porte un accord ne peut plus être supprimé : c'est la trace de ce que la compagnie a accepté, et elle reste sur le dossier.
Le démontage révèle d'autres dégâts : le devis complémentaire
Le premier devis se fait sur un véhicule monté. Une fois la tôle déposée, on découvre souvent un support cassé, un radiateur touché, un longeron à reprendre. Refaire le devis ferait perdre l'accord déjà obtenu : GarageFlow crée un devis complémentaire distinct, rattaché au même dossier, qui porte ses propres lignes et passe en expertise à son tour.
Les compléments sont numérotés dans l'ordre du dossier, et ce rang est imprimé sur le document : l'expert distingue le « Devis Complémentaire N° 1 » du « N° 2 » sans ambiguïté. Le numéro envoyé à l'expert reste figé dans l'archive, même si un complément est ajouté plus tard.
Le logiciel empêche aussi les compléments prématurés : pas de complément tant que le devis de base attend la réponse de l'expert, ni tant qu'un accord modifié n'a pas été reporté sur le devis. Et avant tout envoi à l'expert, les lignes supplémentaires vont simplement dans le devis de base.
Facturer ce qui est accordé, et seulement cela
Une facture GarageFlow porte sur une sélection de documents du dossier : le devis de base, un ou plusieurs compléments, ou l'ensemble. Le devis de base peut ainsi être facturé dès son accord pendant qu'un complément est encore chez l'expert — le complément en attente ne bloque que sa propre facturation.
À la facturation, le logiciel vérifie chaque document coché : si sa dernière réponse d'expertise est attendue ou refusée, la facture ne peut pas être émise. Un document déjà facturé ne peut pas l'être une deuxième fois. Un accord modifié dont la conformité n'a pas été confirmée, ou un devis jamais envoyé à l'expert sur un dossier d'assurance, est signalé avant validation.
La franchise et la vétusté, montants propres au sinistre, sont déduites une seule fois, sur la facture qui porte le devis de base, et la facture fait apparaître la part de l'assuré et celle de la compagnie. Les compléments y figurent en blocs identifiés par leur numéro.
Immobilisation, photos et suivi pour le client
- Attestation d'immobilisation éditée depuis le dossier, pour que l'assuré fasse valoir la garantie de véhicule de remplacement de son contrat ; la signature du garage se prend sur la tablette.
- Prolongations enregistrées sur la même attestation : le document réédité indique la durée initiale, chaque prolongation et la durée totale. La période initiale est figée dès la première prolongation.
- Procès-verbal de réception rempli sur la tablette : photos, zones endommagées, accessoires, carburant, kilométrage et signature du client.
- Photos classées avant, pendant et après réparation, attachées au dossier avec leur date.
- Lien de suivi pour le client : il voit l'avancement de la réparation, et les photos et factures que vous choisissez de partager.
- Présence du véhicule suivie à part de l'étape commerciale : l'entrée et la sortie de l'atelier sont datées — c'est ce que l'attestation d'immobilisation certifie.
Ce que GarageFlow ne fait pas
- Il n'est relié à aucune plateforme de compagnie d'assurance ni de cabinet d'expertise : le devis part à l'expert comme d'habitude (PDF imprimé ou envoyé), et l'atelier enregistre l'envoi puis la réponse.
- Il ne décide pas de l'accord : la réponse de l'expert est saisie par l'atelier, avec son montant et sa référence.
- Le montant d'accord est enregistré pour mémoire : la facture est toujours calculée sur les lignes du devis.
Réponse de l'expert : ce que GarageFlow permet et ce qu'il bloque
| Situation du document | Ce que vous pouvez faire | Ce que GarageFlow bloque ou signale |
|---|---|---|
| Pas encore envoyé à l'expert | Modifier le devis librement ; y ajouter les lignes supplémentaires plutôt que créer un complément | Avertissement à la facturation si le dossier est pris en charge par une compagnie |
| Réponse attendue | Suivre la date d'envoi et la visite de l'expert ; retirer un envoi fait par erreur | Facturation de ce document ; nouveau complément tant que le devis de base attend sa réponse |
| Validé | Démarrer les travaux ; créer un complément ; facturer | Suppression du tour : l'accord reste archivé |
| Modifié | Mettre le devis à jour selon l'accord, puis confirmer qu'il y est conforme | Complément bloqué jusqu'à la confirmation ; avertissement à la facturation |
| Refusé | Enregistrer une contre-expertise ; créer un complément | Facturation de ce document tant qu'aucun accord n'est enregistré |
| Facturé | Émettre un avoir ; facturer les autres documents du dossier | Modification du document ; une deuxième facture pour le même document |
Chaque devis et chaque complément du dossier a sa propre situation d'expertise ; seuls les documents sélectionnés sur une facture sont vérifiés.
Questions fréquentes
- GarageFlow est-il relié aux compagnies d'assurance ?
- Non. GarageFlow n'est connecté à aucune plateforme de compagnie ni de cabinet d'expertise. Le devis part à l'expert par vos moyens habituels ; l'atelier enregistre dans le dossier la date d'envoi, la visite de l'expert et sa réponse, avec le rapport ou l'accord en pièce jointe.
- Que se passe-t-il si l'expert refuse le devis ?
- Le refus est enregistré sur le dossier, et le document refusé ne peut pas être facturé tant qu'aucun accord n'est enregistré, par exemple après une contre-expertise. Un refus n'empêche pas de créer un devis complémentaire pour des dégâts découverts ensuite.
- Peut-on facturer le devis de base pendant qu'un complément est chez l'expert ?
- Oui. La facture porte sur les documents que vous cochez. Le complément en attente de réponse ne bloque que sa propre facturation ; il sera facturé plus tard, seul ou avec d'autres documents.
- Comment la franchise et la vétusté sont-elles traitées ?
- Elles se saisissent sur le devis et sont déduites une seule fois, sur la facture qui porte le devis de base. Une facture qui ne porte qu'un complément ne les déduit pas une deuxième fois.
- L'attestation d'immobilisation peut-elle être prolongée ?
- Oui. Chaque prolongation est enregistrée sur la même attestation, avec son nombre de jours et son motif. Le document réédité indique la durée initiale, chaque prolongation et la durée totale d'immobilisation.
- Le client peut-il suivre l'avancement de son véhicule ?
- Oui. Chaque dossier a un lien de suivi que vous pouvez envoyer au client : il y voit les étapes de la réparation, et les photos et factures que vous choisissez de partager.
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